Co warto wiedzieć o audicie ISO?

Międzynarodowy system zarządzania jakością oparty na normie PN-EN ISO 9001:2015 jest narzędziem, z którego korzysta coraz więcej polskich firm. Rozwiązanie to jest z powodzeniem stosowane np. w branży produkcyjnej i usługowej. Jeżeli firma chce potwierdzić zgodność stosowanego systemu zarządzania jakością z wymaganiami ww. normy, musi uzyskać odpowiedni certyfikat wydany przez niezależną jednostkę inspekcyjną (certyfikującą). Podstawą do jego wydania jest pomyślny wynik inspekcji certyfikującej (poprzednio auditu certyfikującego). Sprawdźmy więc, jak przebiega i co obejmuje ta procedura?

Kiedy należy przeprowadzić audit ISO?

Zasadniczo można wymienić trzy sytuacje, w których przeprowadza się audit systemu ISO.

Pierwsza ma miejsce przed certyfikacją opracowanego i wdrożonego systemu. Przeprowadzenie auditu wszystkich obszarów działalności objętych systemem zarządzania jakością przed auditem certyfikującym jest obowiązkiem wynikającym z wymagań normy ISO9001. Audit ten może być przeprowadzony przez przeszkolonych pracowników firmy albo w celu uzyskania obiektywnego dowodu poprawności wdrożonego systemu może być przeprowadzony przez firmę zewnętrzną. Wśród podmiotów przeprowadzających audity warto wskazać na firmę Krzysztof Bałkowiec — TBF Systemy Jakości z Warszawy, która specjalizuje się w wykonywaniu auditów systemów ISO. Oferta obejmuje m.in. audit systemu zarządzania jakością opartego na normie PN-EN ISO 9001:2015, a także systemu zarządzania w laboratorium zgodnym z wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018.

Druga ma miejsce podczas weryfikowania przez niezależną jednostkę certyfikującą, czy zastosowane rozwiązania spełniają wymagania określone w normie ISO9001. Jeśli audit wypadnie pomyślnie, to jednostka certyfikująca przyznaje certyfikat. Uzyskanie takiego dokumentu potwierdza, że wdrożony system zarządzania jakością został sprawdzony przez podmiot zewnętrzny i spełnia międzynarodowe standardy.

Trzecią sytuacją, gdy przeprowadza się audit, jest konieczność okresowego potwierdzenia stosowania systemu zarządzania jakością zgodnego z wydanym certyfikatem, ponieważ dokument ten nie jest przyznawany na stałe - zwykle na 3 lata z obowiązkiem corocznych auditów z nadzoru.

Należy podkreślić, że przed auditem z nadzoru musi być przeprowadzony ponowny audit wewnętrzny wszystkich obszarów systemu zarządzania jakością objętych certyfikatem.

Co obejmuje audit ISO?

Podstawowym zadaniem auditu systemu ISO jest obiektywna weryfikacja wdrożonych rozwiązań zarządzania jakością. Na tej podstawie ocenia się czy spełniają one wymagania zawarte w konkretnej normie ISO. Wyniki auditu są przedstawiane w formie raportu. Zgodnie z wytycznymi precyzującymi standardy takich raportów, zawartego w normie ISO 19011 powinny one szczegółowo przedstawić nie tylko sam wynik auditu, ale także jego przebieg wraz z pozytywnymi i negatywnymi spostrzeżeniami poczynionymi przez auditora.

Dodatkowo audit ISO może przynieść firmie szereg informacji, które, choć nie mają bezpośredniego wpływu na przyznanie lub przedłużenie certyfikatu, to mogą pomóc jeszcze bardziej udoskonalić system zarządzania. Aby audit spełnił swoje zadanie, a jego wyniki były rzetelne, powinien być przeprowadzany w regularnych odstępach czasu, a sam auditor nie może być w związany z obszarem systemu, w którym przeprowadza audit. Dzięki temu zostanie zachowana zasada bezstronności.